Faktury elektroniczne
UNIPIL Sp. z o.o. wprowadza efakturę, będącą prawnie uznaną formą rozliczania i zawierającą te same dane co faktura otrzymywana w formie papierowej.
Klienci, którzy zdecydują się na efakturę:
- pozbywają się papierowych rachunków,
- efakturę otrzymają wcześniej niż fakturę dostarczoną pocztą,
- mają do niej dostęp 24 godziny na dobę w każdym miejscu gdzie jest internet, co pozwoli szybko sprawdzić wysokość faktury,
- zyskują pewność, że efaktura nie zginie lub nie trafi w niepowołane ręce, gdyż informacja o jej wystawieniu przychodzi bezpośrednio na adres mailowy podany przy rejestracji
Zgoda na otrzymywanie efaktur
W celu wyrażenia zgody na otrzymywanie faktur elektornicznych należy pobrać forumalrz Zgoda na otrzymywanie efaktur, wypełnić go i przesłać pocztą na adres: P.U.M UNIPIL Sp. z o.o., ul. Warsztatowa 12, 81-341 Gdynia. Prosimy o szczególną uwagę przy wypełnianiu pola Mail, gdyż na podany adres będą wysyłane powiadomienia o nowych fakturach, a także będzie on konieczny przy logowaniu się do systemu efaktury. Po otrzymaniu Zgody zostanie utworzone dla państwa specjalne konto w systemie Efaktury. Jako potwierdzenie założenia konta otrzymają państwo na podany adres poczty elektronicznej wiadomość z hasłem umożliwiającym zalogowanie się do systemu. Od tego momentu wszystkie faktury będą wystawiane w formie elektronicznej.Korzystanie z systemu efaktury
Każdorazowo po wystawieniu faktury na podany przez państwa adres poczty elektronicznej zostanie wysłana wiadomość. W celu pobrania faktury należy zalogować się do systemu efaktury, pod adresem https://www.unipil.pl/stapi/efaktura (formularz logowania znajduje się w prawym górnym rogu strony). W tym celu należy wpisać adres email podany na formularzu zgody na otrzymywanie efaktur, a także hasło. W przypadku pierwszego logowania należy wprowadzić hasło które zostało przesłane pocztą elektorniczną, a następnie zmienić je za pomocą opcji Zmień hasło.
Po poprawnym zalogowaniu się i wybraniu opcji Lista faktur elektronicznych zostanie otworzona strona zawierająca listę wszystkich wystawionych faktur uporządkowany od najnowszej. Nowe faktury są podkreślone kolorem czerwony. Do pobrania udostępnione są dwa pliki. Plik PDF jest nie podpisanym dokumentem zwierającym fakturę i może być wykorzystany np. do szybkiego podglądu faktury, bądź jej wydruku. Właściwym dokumentem faktury elektronicznej jest Plik podpisany Elektronicznie o rozszerzeniu .sig. Oprócz samego dokumentu faktury elektronicznej w formacie PDF zawiera on podpis elektroniczny wystawcy.
Weryfikacja autentyczności i ważności złożonych na dokumentach podpisów elektronicznych odbywa się z wykorzystaniem programu SZAFIR, który należy bezpłatnie pobrać i zainstalować ze strony www.kir.com.pl. Do przeglądania faktur służy natomiast program Acrobat Reader
Zmiana adresu email i rezygnacja z usługi
W celu zmiany adresu poczty elektronicznej na który mają być przesyłane powiadomienia o wystawionych fakturach należy wypełnić formularz Zmiana adresu email i przesłać go pocztą tradycyjną.
W przypadku rezygnacji z otrzymywania faktur droga elektroniczną konieczne jest wypełnienie formularza Wycofanie zgody na efkatury i przesłanie go pocztą tradycyjną.